Qu’est-ce que la gestion électronique de documents ?
La gestion électronique de documents est une solution informatique qui vous permet de dématérialiser, classer, traiter et archiver facilement tous vos documents d’entreprise :
Documents RH : contrats et certificats de travail, avenants…
Bons de livraison, factures, avoirs…
Autres documents techniques, juridiques, livrables…
Encore trop peu utilisés par les TPE et PME, ces logiciels sont pourtant essentiels pour vous préparer à la dématérialisation des documents et au passage à la facture électronique, obligatoire pour toutes les entreprises dès septembre 2027.
Vous souhaitez obtenir des renseignements ou un devis ?
5 bonnes raisons d’adopter un logiciel de gestion électronique de documents
Vous retrouvez facilement n’importe quel document
Un collaborateur a mal nommé un fichier ou l’a classé au mauvais endroit ? Aucun problème !
À chaque fois qu’un document est enregistré ou numérisé, le logiciel extrait automatiquement les informations qu’il contient. Un peu comme sur Google, vous pouvez retrouver facilement n’importe quel mot-clé dans vos dossiers grâce à un outil de recherche plein texte.
Vous accélérez les circuits de décision et de validation
Vous vous souvenez de ces piles de parapheurs que les secrétaires déposaient sur les bureaux des dirigeants pour signature ? Grâce à un logiciel de GED, vous pouvez définir un « workflow », c’est-à-dire un circuit de validation des documents… bien plus léger que les parapheurs d’autrefois !
Par exemple, un devis peut être envoyé directement sur votre smartphone, et si vous le signez, il sera automatiquement classé dans le bon dossier.
Vous êtes prêt pour le passage à la facture électronique
Nos logiciels de gestion documentaire ont obtenu leur immatriculation officielle comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), validée par la Direction des finances publiques.
Dès aujourd’hui, vous pouvez donc dématérialiser toutes vos factures, et le jour J, les données réglementaires seront automatiquement transmises à l’administration.
Nos logiciels se connectent à vos outils actuels
Nous faisons le point avec vous sur la façon dont sont réellement gérés les documents au sein de votre entreprise pour vous proposer une solution adaptée.
Un bon logiciel de GED comme DocuWare ou E-Doc Pro doit pouvoir échanger automatiquement des informations avec les logiciels que vous utilisez déjà, sans en rajouter une couche !
Vous optimisez l’espace et les coûts informatiques
À force de garder des documents sous forme papier et électronique, les archives finissent par prendre beaucoup de place, sans compter le coût croissant de votre infrastructure informatique.
Avec la GED, oubliez l’inflation des armoires et des classeurs ! Désormais, vos documents d’entreprise sont conservés uniquement au format numérique, sur des serveurs ultrasécurisés hébergés en France.